テープ起こし行うことで、効用としてはどのようなことが考えられるでしょうか。
以下にまとめました。
情報へのアクセスが容易にできる
音声データや動画データに収録してある講演やシンポジウム、会議など、その中に入っている情報を探すとなると、そのデータすべてから検索する必要があります。
ただ、内容は検索することが容易にできないため、必要な情報にたどり着くまでに決して短くない時間と労力をかけなくてはいけません。
そして、アーカイブ用としてデータを残しておくのであれば問題はありませんが、それを後から活用しようとすると、決して使い勝手のよいものとはいえません。収録されているデータ量が多ければ多いほど、その作業は膨大で大変なものになります。
テープ起こしは、データ内容はすべてテキスト化することができます。テキスト化することで、データへのアクセス、検索、共有などが容易に出来るようになり、情報活用の幅は一気に広がります。
紙ベースでテープ起こしデータを保存する場合は視覚化されるために認識しやすくなり、ワード、エクセル等の電子データの場合は、発言者やキーワード等による検索が簡単にできるようになります。
このようにテープ起こしは情報の整理を飛躍的に効率化できるのです。
記録の容量を大幅に削減することができる
物理的に電磁的情報の記録の容量を大幅に削減することが可能になります。
音声ファイルや動画ファイルというのは、データ容量が大きく、特に動画データは記憶メディアやハードディスクの容量を大量に使ってしまいます。
テープ起こしをしてテキスト化することで紙ベースでの記録の保存が可能になりますし、テキストデータとして保存した場合でもデータ容量は桁違いに小さくなります。
ビジネス上のトラブルの防止
会議、ミーテイングの内容等をテープ起こしすることで、ビジネス上のトラブルを防止することもできます。
話された内容をテキストで保存するということは、話し合われた内容の確認やのちのち、言った言わない等のトラブルが発生したりしたときにスムーズに解決するための証拠としても非常に重要な役割を担います。
内容の再確認がスムーズに
話し合われた内容の再確認、情報の共有がスムーズになります。
社内での情報共有も正確に行うことができますし、報告の際には、そのままテープ起こしした原稿を資料として使うこともできます。
そして、相互の内容の認識のずれ等によって生じるビジネス上のトラブルを防ぐと同時に、万が一トラブルが起きた場合も解決が容易になります。
講演や講義、発表会、シンポジウム等、テープ起こしでテキスト化された原稿があると、いつでもそれを繰り返し読んで、内容を確認することができます。
内容によっては、その場で理解が不十分だったり、誤った解釈をしていた部分があったとしても、テープ起こしをされていれば、繰り返し読むことで正しい解釈が出来たり、理解が深めたりすることができます。
時間をおいてそのテキストを読み直すことで、その間に学んだ知識や経験から、最初に聞いた時とは違った視点での気付きがある場合もあります。
情報の共有化ができる
例えば、経験豊富なその道のエキスパートの方が講演会をした場合、会場のキャパシティ等でそれを聴ける人数には限りがあります。講演会に参加できなかった人は、その講演会で話されたた有用性の高い内容を知ることができません。
専門性が高かったり、学術的に大きな功績があった人の発表など、多くの人の知見になるような講演など、主催者や演者がその場の参加者以外にもそれを知って欲しいと願うものもあります。
そのような場合でも、話された内容をテキスト化するテープ起こしは、講演会の場に参加することができなかった人にもその内容を知ってもらう機会を与えることができます。
